L’organisation d’un tournoi est une démarche très excitante qui contribue à faire rayonner l’association sportive qui en est à l’origine. Elle est révélatrice d’une envie, d’un état d’esprit et de valeurs qui poussent les sportifs à se rencontrer. Elle demande parfois beaucoup de temps, ainsi qu’une grande maîtrise des besoins matériels et financiers. Au travers de notre guide pratique, voici étape par étape nos conseils pour vous aider à faire de votre tournoi une épreuve pleine de réussite. 1- Définir un objectif clair et réalisable La première étape est de déterminer la cible avec précision et de l’ajuster si elle est difficilement atteignable. Selon que vous organisez un match amical, national ou international les procédures à suivre ne sont pas les mêmes et l’organisation opérationnelle est différentes. Un nombre de participants élevé va par exemple nécessiter une logistique plus importante nécessitant des moyens en adéquation avec la manifestation. A l’issue de cette première phase, vous devez être en mesure de définir ce dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet. Posez-vous les questions suivantes Quels sont les objectifs ? L’objectif précise le plan d’action, les publics concernés, les délais et les résultats attendus. Quelle est la finalité ? Quel est le sens du projet, les buts et les résultats attendus Quand planifier le tournoi Doit-il être planifié à une date précise ? A un mauvais propice ou à une occasion particulière ? Responsabilité civile de l’association Lorsqu’une association organise un tournoi, elle est en grande partie responsable, de sa tenue, des participants et des spectateurs. Ces surveillance n’est pas toujours facile et peut s’avérer très compliquée lors de gros évènements. En cas d’incident, l’association organisatrice peut être tenue pour responsable, il est donc impératif d’anticiper les risques divers et variés d’un évènement sportif. Ainsi, les gradins doivent être sécurisés, la vente d’alcool ne doit pas donner lieu à des débordements, l’encadrement de l’évènement doit permettre son déroulement dans de bonnes conditions. Les supporters Chaque équipe se déplace avec des supporters qui rejoignent le tournoi selon des modes de transport qui leur sont propres. Certain viendront en transport en commun, d’autres en voiture et enfin certains pourraient venir en autocar. Dans tous les cas il faut prévoir des plans d’accès. Si le nombre de places de parking est limité voire insuffisant mettez l’accent sur les modes de transport alternatifs à la voiture bus, navettes…. Veillez à ce qu’il y ait suffisamment de place pour tous les supporters et à ce qu’une signalétique claire T-Shirt des organisateurs, badges… permette à chacun de s’y retrouver. Il est par ailleurs recommandé de mettre en place un ou plusieurs stands de restauration. Si la rencontre a lieu en hivers, un stand vendant des couvertures et des boissons chaudes sera grandement apprécié. Il faut donc anticiper ces besoins et faire intervenir du personnel associatif ou extérieur afin d’y répondre. Toutes ces tâches doivent être anticipées et nécessitent parfois de longues heures de préparatif. Les joueurs Les joueurs doivent avoir un accès à l’eau sans limite ainsi qu’un lieu leur permettant d’échanger sans être perturbé par l’activité extérieure. Faire un état des lieux des moyens à disposition Maintenant que vous avez défini la cible, faites le bilan de vos ressources pour savoir précisément d’où vous partez. Les moyens à disposition sont une contrainte suffisamment forte pour que vous soyez amené à revoir vos objectifs à la baisse. Si par exemple l’infrastructure disponible ne comporte qu’un terrain de football vous pourriez être contraint à ajuster le nombre d’équipes participantes. Bilan des moyens humains Qui sont les principaux acteurs ? Quel est le capital humain bénévole ou salarié ? De quelles compétences disposez-nous ? Qui sont les partenaires potentiels ? Bilan des ressources financières et matérielles De quelles ressources utiles votre projet disposent-ils ? Quelles sont les ressources matérielles et financières à réunir pour organiser l’événement et garantir sa bonne réalisation ? Quels sont les moyens dont vous disposez salle, terrain de football, vestiaire, budget … ? De quel investissement financier avez-vous besoin pour réaliser l’événement ? De quelles ressources disposez-vous ? Quelles recettes attendons-nous ? Etablir un budget prévisionnel Pour savoir combien va coûter le projet et s’assurer que l’association est en mesure de le mener à bien, il est important de calculer le budget nécessaire à l’évènement. Ce plan de financement évolue au fur et à mesure de l’avancement du projet. Aménagez une marge de manœuvre financière pour couvrir les impondérables. 2 – Préparer et organiser le tournoi Une fois la trajectoire fixée concept, objectifs, cibles, une deuxième étape consiste à préparer le tournoi. Cette étape est primordiale et mieux elle est traitée plus les chances de succès seront importantes. Les procédures administratives Procédure administrative pour les matchs amicaux Dans ce cas il vous suffit d’envoyer au moins 10 jours avant la date de la rencontre Une déclaration urgente motivée auprès de la mairie du lieu de la manifestation et dont une copie doit être envoyée à la FFF Un formulaire de demande de match amical dument rempli auprès de la FFF Procédure administrative pour les matchs amicaux internationaux Ces types de rencontres nécessitent un peu plus d’anticipation et pour les clubs ou une sélection A UEFA, envoyer à la FFF 15 jours avant la date de la rencontre Une déclaration urgente motivée auprès de la mairie du lieu de la manifestation Un formulaire de demande de match amical international entre des équipes appartement à la confédération UEFA. L’autorisation écrite des confédérations étrangères concernées Procédure administrative pour les matchs nationaux ou internationaux Pour organiser un tournoi de cette nature, il faut télécharger et compléter les documents suivants et les retourner 3 mois avant la rencontre. Selon le type de tournoi, il faudra adresser ces éléments à la FFF ou à la ligue régionale concernée. Formulaire de déclaration d’un tournoi Déclaration d’urgence motivée Communication Afin d’attirer le public cible à votre évènement pour devez l’en informer. Soyez clair et précis, vous pouvez opter pour une diffusion large radio, sites Internet/journaux spécialisés… N’hésitez pas non plus à relancer les présidents d’équipes de football par téléphone pour suivre les intentions de participation. Vous devez bien sûr mener votre campagne de communication suffisamment en amont du tournoi, 6 mois avant. Elaborez la stratégie promotionnelle de votre tournoi et préparez les outils de promotion affiche, flyer. Je vous suggère également de rédiger des communiqués de presse aux médias locaux ainsi qu’à des médias ciblés. Si vos moyens le permettent, invitez un photographe. Pensez à déléguer ! Il est difficile de tout avoir à gérer seul. Il faut donc savoir déléguer une partie des tâches à des personnes de confiance. Certains de vos collaborateurs se sentirons grandis de se voir confier la gestion d’une partie du projet. Lorsque vous déléguez, soyez clair, faite en sorte qu’il n’y ait pas de zones d’ombres sur les rôles de chacun, ce qui vous évitera des mauvaises surprises de dernières minutes. Commencez par désigner des responsables pour chacun des chantiers. Les responsables travailleront seuls ou choisiront des collaborateurs, en fonction des tâches définies. Chaque responsable doit être en mesure de coordonner les tâches de ses collaborateurs. Le suivi des chantiers Assurez un suivi régulier des différents chantiers financier, infrastructure, promotion, administratif… sous forme de tableau mentionnant chaque objectif, son responsable et la date cible. La mise en œuvre des activités annexes buvette… doit également figurer dans ce suivi. Exemple Objet Resp. Date cible Statut Commentaire Elaboration du règlement Michel T. 1/3/16 Fait Réservation des infrastructures Gaël D. 1/3/16 Fait Déclarations administratives Gilles B. 2/4/16 En cours Collecte fond privé Michel T. 20/4/16 ND * 5k€ de promesse de dons Impression Flyer et affiche Gaël D. 30/5/16 ND * ND Non démarré Elaborez un planning global et partagez-le avec tous les acteurs. Gestion des risques Selon la nature des moyens disponibles moyens humains, infrastructure certains risques liés à l’aboutissement de certains chantiers peuvent apparaître. Il est donc conseillé d’assurer un suivi des risques. Pour cela identifiez-les, évaluez la probabilité d’apparition, la gravité et le moyen de contournement/plan d’action Exemple Risque Probabilité Gravité/Impact Plan d’action Refus de co-financement du projet par X Peu probable Moyen Limiter le poste dépense de type Y Juge arbitre non disponible Très peu probablement Fort Trouver remplaçant Partagez cette vision des risques avec l’ensemble des acteurs et décidez collectivement de la manière dont vous devez les gérer. Il est conseillé de mettre en place des revues de projet régulière avec l’équipe qui en a la charge. Fixez des dates limites pour prendre les décisions importantes. Préparez le suivi opérationnel Déterminez comment vous allez suivre les scores. Selon le nombre de participant prévoyez un logiciel de gestion de tournoi. Réfléchissez également au moyen de communiquer les résultats des matchs en direct. Préparez un retour d’expérience Préparez un questionnaire d’évaluation à distribuer aux participants. Au pire, ceci vous permettra d’identifier les failles éventuelles de votre organisation et au mieux, si les retours sont très positifs, de communiquer sur le succès de votre tournoi ! 3 – Le jour J Nous y sommes, c’est aujourd’hui le jour J et les premières équipes vont arriver. Soignez la signalétique, chaque participant doit pouvoir reconnaitre les membres organisateurs ne serait-ce que pour se renseigner. Chaque personne de l’équipe organisatrice doit savoir ce qu’elle doit faire sans se poser de question. 4 – Faire le bilan de l’évènement En fin de journée, faites-le bilan de la rencontre, remerciez les participants et ne négligez pas les équipes qui ne sont pas venues. Le bilan doit être réalisé suivant les axes Sportifs taux de participation, attractivité de l’évènement, esprit de la rencontre Organisationnel le partage des tâches s’est-il bien déroulé, le timing a-t-il été respecté ? Promotionnel l’image du club a-t-elle été mise en valeur ? Financier retombées financières du tournoi.